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    浅析煤炭物资采供实施精细化管理的必要性

    发布时间:2013/1/6
    ■张春耀/文

    女生影院 www.heatherdawwn.com 【摘  要】煤炭企业物资采供管理应强化管理,由经验管理向规范业务流程转变,建全内部控制制度,建立严密、科学的物资精细化管理系统,使煤炭企业物资管理向规范化,制度化方向推进。本文主要探讨了物资集中管理模式下的精细化管理,精心组织货源,严把质量关口,为物资集中管理统一采购奠定坚实的基础,并推行阳光作业使采购过程透明化。

    【关键词】精细化管理,管理模式,物资供应

    物资供应管理体制,是指为保障企业物资供应而对企业采购、仓储活动进行的管理,其职能是供应、管理、服务、经营目标是以最低的成本、最优的服务为企业提供物资和服务。

    现代企业为了追求经营的目标,实现最大的利润,必须建立一套完整而严密的组织架构与管理制度。实行“归口管理、集中采购、统一储备和统一结算”的物资供应管理体制大大加强了物资供应专业化管理的力度,促进了物资供应管理水平及经济效益的不断提高。物资采购供应作为公司生产经营的重要环节,在生产运行中占有举足轻重的地位。许多单位对物资供应体制实行了不同程度和不同方式的改革,有的单位推出了“两集中六统一”制度,即:物资采购资金集中和物资供应集中,实行统一计划、统一采购、统一分配、统一调度、统一配送、统一管理,探索出一条物资管理的改革新路,收到了显著的效果。

    通过科学合理的机构设置和人员配备,加强了采购工作的执行力,使业务流程整体走上了良性运转、持续发展的轨道。这就要求全系统广大干部职工以面向基层、服务一线为出发点和落脚点,以阳光招标采购为主线,以提高企业综合效益为目标,严把经营管理入口关,努力构建现代化物流管理体系,实现了物资的保质、保量、按时供应。按照“两集中六统一”的整体工作部署,具体实施如下改革方案。

    一、完善机构,进一步明确各部门的职能

    用改革的办法理顺企业内部的管理体制,用改革的思路拓展企业的生存空间,聘用技术管理人员,充实管理队伍、补充新鲜血液。在此基础上,完善机构迸一步明确各部门的职能。

    物资采购管理的组织结构同时也会因其采购管理的职能不同而不同。因为物资采购管理部门的职能不仅是要及时调查和掌握生产所用物料的供货渠道,寻找物料供应来源,保持良好的内部沟通,掌握所需要的采购信息,还要防止紧急状况时找不到替代的供应商,故要建立供应商档案,保持与供应商随时联络;参考原料的市场行情,价格走势,评估供应商的供应价格以及交货期、材料质量等,制作采购文件,采购所需的物料,根据采购合同与供应商协调交货期,甚至还要采取协助质量部门检查进厂物资的数量与质量等一系列举措。因此,只有明确了物资采购管理组织的职能才能更好地进行分工和管理合作。

    二、精心组织货源,严把质量关口,为物资集中管理统一采购奠定坚实的基础

    1、保质保量服务基层

    把工作标准定位在及时、准确、质优、价廉这八个字上;把工作职能定位在:指导、协调、服务这六个字上。始终把握服务基层、面向基层的原则,把工作重点放在服务好全公司的基建和生产上。时刻牢记“岗位就是责任责任重于泰山”的工作理念。对二级单位报送来的计划,不论数量多少,路程多远,力争在最短的时间内保质保量送达。

    2、抓好火工品管理,确保安全生产

    针对私藏爆炸物品事故多发的状况,为防患于未然,需要定期组织供应、安监、公安等部门对所属煤矿进行了易爆物品管理专项检查,督促各单位认识到加强民爆器材安全管理工作的重要性和紧迫性,对本单位和系统进行检查督促,并做到机构健全、人员到位、层层负责、责任到人、不留死角,建立健全安全目标管理责任制、事故隐患追究制度,将日常安全管理措施层层分解落实到人,极大程度消除事故隐患的发生。尤其是仓库、油库,不断强化安全管理更新监控设施。

    3、搞好仓库标准化管理验收工作

    仓库管理历来是供应工作的重头戏。把加强供应物资仓库管理作为建设标准化物资供应仓库的一个重要组成部分,各物资公司可以根据自身情况推行“6S管理办法”。所谓“6S管理”就是整理、整顿、清扫、清洁、修养、安全统称为"6S"。一整理,就是将必需物品与非必需区分开,必须品摆在指定位置挂牌明示,实行目标管理,不需要的物品按照规定处理。二整顿,就是除必需物品放在能够立即取到的位置外,消除乱堆乱放。三清扫,就是将工作场所、环境、仪器设备、材料、工具等上的灰尘、污垢、碎屑、泥砂等物品清扫擦拭干净,创造一尘不染的环境。四清洁,就是在"整理"、"整顿"、"清扫"之后的日常维持活动,即形成制度和清洁习惯。五修养,就是培养全体员工良好的工作习惯、组织纪律和敬业精神。每一位员自觉养成遵守规章制度、工作纪律的习惯,努力创造一个具有良好氛围的工作场所。六安全,就是及时检查仓库房屋和周围的安全隐患,发现问题及时治理,创造一个安全的工作环境。

    物资公司可每年定期抽调各二级单位供应科长和有关专业人员,对所属单位的仓库标准化管理工作进行年度大检杳和标准化验收。

    三、从严考核,降低成本。促进供应系统物资管理工作水平

    逐步提高降低采购成本,加速资金周转,用先进的企业管理思想和先进的企业物流管理手段,取道信息高速公路,实现低成本扩张,构造现代物流管理企业是集中管理模式下的供应系统的工作宗旨。需做到:计划管理上及时、准确质量管理货比三家、质优、价廉;采购管理上公开、公平、公正透明化、动态化、集约化、网络化;物资管理上两集中,六统一;消耗管理上节能降耗、回收复用、降低成本;仓储管理七两极储备;仓库管理上确保供应、消除积压、加速周转。

    1、强化材差考核,降低采购成本

    针对计划管理模式,应积极制定相应的改革配套措施,实行材差率考核的办法,并要把材差考核指标分解到采购小组,并与奖金挂钩。在强化考核的同时,多方面搜集市场信息,分析物资价格趋势,超前安排采购计划,争取用最低的价格采购,降低采购成本,对有降价趋势的物资尽量保持零库存,减少积压。在招标时间、采购批量上,因市场而定,主动采购,合理使用资金,达到降低材差率控制采购成本的目的。

    2、加强对供应系统工作的考核,使整个物资管理系统工作水平得到提高

    考核是管理的一种手段,是一个标杆,是一种引导。严格的考核是使规章制度落到实处的重要保障,一方面需加强考核工作本身的精细化,使考核工作更加细化量化;另一方面,需维护考核的严肃性,对查出的问题及时提出,奖罚分明,并竭力协助二级单位解决,尤其在降低主材消耗上严格考核,把消耗降到最低。如果有哪家单位的材料消耗超标,供应主管单位有关人员应深入基层,查找原因,共同研究解决办法,努力降低消耗,有力地促进系统工作水平的提高。

    四、做好市场调研,严格规章制度。推行阳光作业使采购过程透明化

    1、加大阳光采购力度,严格采购程序

    在具体操作中,严格执行物资采购管理办法和相关的规章制度,制定采购金额达到多少以上实行招标采购,采购金额在多少以下实行比价议价采购的规章制度,并在具体工作中逐步规范和完善工作制度,力争从源头上堵塞漏洞,实现真正的“阳光作业”,使采购下作更加透明化、公开化。应着重对供应商的企业经营状况、生产能力、产品用途、性能、质量、价格、销售业绩、资质情况、售后服务等因素进行了详细考察,建立商务档案、准入制度,选择优秀供应商。并组织严密的招标、评标工作,在采购价格的确定上采取“中标价不是采购价”,还要以中标价为基础继续与厂商协商,努力使价格降到最低。在与厂商协商中要求必须有两名以上业务员参与谈判,还要货比三家,把好质量关。

    2、加强党风廉政建设,堵塞采购过程中的漏洞

    注重抓好物资队伍的廉洁自律,发挥各职能科室的作用,采取相应有效的措施。一是建立健全和完善制度,在采购工作中严格遵守规章制度。二是在工作程序中坚持“五个分离”即计划与采购分离;招标比(议)价与询价分离;签订合同与审签合同分离;验收与入库分离;出库与入库分离。为了避免采购手续的拖延,采取集中办理招标、议(比)价、签订合同、索要发票、出入库等项业务,提高办事效率和透明度。三是不断强化监督机制,价格委员会、询价委员会、质量验收委员会、考核委员会、资金平衡委员会和运作对招标比价、市场调研和物资价格质量咨询及货到后质量数量的验收进行全过程监督。每月初领导班子和各委员会成员召开会议研究决定本月招(议)标项目和采购资金的流向。与此同时,坚持重大决策集体研究签字制,增强了工作的透明度。四是加强对职工队伍的廉政教育,提高职工的廉洁、守法意识,并结合治理商业贿赂工作,树立正确的价值观和人生观,杜绝违法事件。五是进一步推行企务公开。每月或每季度公开一次,其他的重大事项也进行定期公示,增强工作的透明度。六是推进网络化管理,使物资采购管理逐步向现代化、网络化、科学化迈进。

    五、认真组织治理商业贿赂工作,杜绝违规操作,加强廉政建设

    成立治理领导组,下设办公室,主要领导亲自负责,同时加大宣传力度,阐明政策,正面引导。同时加大对二级单位供应科物资管理采购办法执行情况的考核力度,对有效治理物资、设备采购领域商业贿赂行为起到积极作用。
    实施物资集中管理是现代物流管理的趋势,相对于“分散”采购,集中采购有以下优点:①集中采购可以使采购数量增加,提高对卖方的谈判力量,较易获得价格折让与良好的服务。②只有一个采购部门,因此采购方针与作业规则,比较容易统一实施。③采购功能相对集中,可以减少人力浪费,便于人才培养与训练;推行分工专业化,使采购作业成本降低,效率提升。④建立各部门共同物料的标准规格,不仅可以简化种类,互通有无,而且可以简化检验工作。⑤可以统一安排供需数量,避免各自为政,产生过多的存货,各部门的过剩物资亦可相互转用。

    只有集中才能降低采购成本,只有集中才能加速资金周转,只有集中才能最终实现企业内部物资的合理调配,实现共利双赢。进一步规范物资采购供应管理行为,努力减少物资储备,降低采购成本,将精细化管理渗透到物资采购的每一个环节,全面提升物资管理水平。

    六、小结

    推行精细化管理,就是要在严格执行阳光采购的基础上,在细节控制上做文章,在降低物流成本上动脑筋、想办法,通过减少中间环节、物资代储等办法提高统一采购量、压低采购价格、减少库存积压,杜绝管理漏洞从而实现降低物流成本的目标。供应系统应以“细节突破、不断改进、创新提高”为指导,赋予精细化管理“精心管理、精致操作、细节控制、细化考核”新的内涵。培养供应系统的员工精细管理的意识,形成精细的工作作风,使精细化管理成为每个员工的自觉行动。

    【参考文献】

    [1]姚建明,周国华.大规模定制模式下供应链计划调度优化分析[J].管理科学学报.2003,6(5);5.

    [2]李军.车辆优化调度.成都成都科技大学出版社,1994;21-37.

    [3]张春耀.物资集中管理模式下的精细化管理[J].管理纵横.2010.12.

     

     

     

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